Ten dokument jest wzorem. Podpisuje się go osobno z każdym partnerem, a podpisana wersja może się różnić. Bez podpisu wzór nie tworzy zobowiązań.
1. Strony i role
Strony: ТОВ „ІНФОКЛАБ”, kod EDRPOU 46356002, adres […], reprezentowana przez dyrektora […] (dalej — INFOCLUB), oraz partner wskazany w podpisanej umowie (dalej — Partner).
Role zależą od przepływu danych:
- Leady Partnera. Osoby, które Partner sam dodaje lub importuje do lejka w gabinecie, przetwarza Partner jako administrator. INFOCLUB jest podmiotem przetwarzającym: przechowuje te dane i pokazuje je Partnerowi na jego polecenie.
- Członkowie oddziału. Gdy lead zostaje członkiem klubu, ma konto INFOCLUB, a za dane konta odpowiada INFOCLUB jako administrator. Partner widzi członków swojego oddziału. [do uzupełnienia z prawnikiem: czy Partner jest tu odrębnym administratorem, czy podmiotem przetwarzającym INFOCLUB].
- Sprawdzanie duplikatów. Aby dwóch partnerów nie prowadziło tej samej osoby, platforma przechowuje skrót (SHA-256) e-maila i telefonu leada oraz informację, do którego partnera należy. Sam kontakt nie jest pokazywany innym partnerom. [do uzupełnienia z prawnikiem: role stron wobec tego rejestru].
2. Przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania
Przedmiot — przetwarzanie danych osobowych leadów i członków oddziału w gabinecie partnera na platformie INFOCLUB.
Charakter: przechowywanie, wyświetlanie Partnerowi, zmiana etapu lejka, import z pliku, sprawdzanie duplikatów, usuwanie.
Cel — aby Partner prowadził swoje leady i członków oddziału.
Czas trwania — przez okres obowiązywania umowy głównej z Partnerem [do uzupełnienia: numer i data umowy].
3. Kategorie danych i osób
- Osoby: leady Partnera — osoby, które poznał lub zaimportował; członkowie klubu w oddziale Partnera.
- Dane leadów: imię, kontakt (e-mail lub telefon), źródło, etap lejka, kto z zespołu Partnera prowadzi leada, data i wersja zgody.
- Dane członków oddziału: imię, kontakt, status, data przystąpienia, plan i płatności w ramach oddziału.
- Szczególne kategorie: Partner nie wprowadza do gabinetu danych o zdrowiu, religii, poglądach politycznych ani innych szczególnych kategorii.
4. Obowiązki INFOCLUB jako podmiotu przetwarzającego
INFOCLUB zobowiązuje się:
- przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Partnera — tę umowę i działania Partnera w gabinecie;
- dawać dostęp do danych tylko osobom zobowiązanym do zachowania poufności;
- chronić dane: każdy partner widzi tylko swoje leady (reguły dostępu na poziomie wierszy bazy), serwis działa przez HTTPS, codzienne kopie zapasowe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej;
- korzystać tylko z podmiotów przetwarzających z dokumentu „Podmioty przetwarzające” i powiadamiać Partnera o zmianach;
- pomagać Partnerowi odpowiadać na żądania osób dotyczące dostępu, sprostowania i usunięcia ich danych;
- powiadamiać Partnera o incydencie z danymi osobowymi w ciągu […] godzin od jego wykrycia;
- pomagać w ocenie skutków dla ochrony danych, jeśli jest potrzebna [do uzupełnienia z prawnikiem].
5. Obowiązki Partnera
Partner zobowiązuje się:
- mieć podstawę prawną do przetwarzania każdego leada — w tym zgodę, której datę i wersję zapisuje gabinet;
- nie wprowadzać zbędnych danych ani danych szczególnych kategorii;
- nie wysyłać masowych wiadomości bez zgody ludzi — zob. „Zasady społeczności”;
- informować INFOCLUB o żądaniach osób dotyczących danych w gabinecie.
6. Przekazywanie danych za granicę
Dane gabinetu są przechowywane na serwerze w UE (Frankfurt), a kopie zapasowe — w Google Cloud, również we Frankfurcie. Regiony pozostałych usług — w dokumencie „Podmioty przetwarzające”.
Przekazywanie poza EOG — na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC). [do uzupełnienia: czy SCC są podpisane i z kim].
INFOCLUB to firma ukraińska. [do uzupełnienia z prawnikiem: podstawa przekazywania danych z UE na Ukrainę].
7. Zwrot i usunięcie danych
Po zakończeniu umowy INFOCLUB, według wyboru Partnera, zwraca dane leadów lub usuwa je w ciągu […] dni, chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania. [do uzupełnienia: format zwrotu — czy gabinet ma eksport leadów].
Kopie zapasowe z tymi danymi są przechowywane do 14 dni na serwerze i do [do uzupełnienia] w chmurze, a następnie usuwane.
8. Audyt
Partner może poprosić o informacje potrzebne do sprawdzenia wykonania umowy.
Audyt — z wyprzedzeniem […] dni, nie częściej niż […] razy w roku, na koszt Partnera [do uzupełnienia z prawnikiem].
Pytania o umowę i dane — serviceinfoclub@gmail.com.